Pada awal menjalankan bisnis, mencatat pemasukan dan pengeluaran mungkin masih terasa sederhana. Transaksi belum terlalu banyak, bukti pembayaran mudah ditemukan, dan pemilik usaha masih bisa memantau semuanya sendiri.

Namun, seiring bisnis berkembang, pekerjaan administratif ikut bertambah. Transaksi semakin beragam, dokumen menumpuk, dan laporan keuangan perlu disiapkan secara rutin. Di saat yang sama, kewajiban perpajakan tetap harus diperhatikan.

Pada titik tertentu, mengelola keuangan sendiri bukan lagi sekadar soal kemampuan. Ada waktu dan perhatian yang harus dialokasikan untuk memastikan setiap transaksi tercatat dengan benar dan laporan tersedia ketika dibutuhkan.

UMKM perlu mempertimbangkan jasa accounting eksternal ketika pencatatan keuangan mulai sulit dikelola secara konsisten, laporan rutin tidak selesai tepat waktu, atau kebutuhan accounting dan pajak sudah menyita waktu yang seharusnya digunakan untuk menjalankan bisnis. Keputusan ini tidak harus menunggu bisnis menjadi besar. Yang terpenting adalah memilih pengelolaan keuangan yang sesuai dengan kebutuhan dan kemampuan usaha.

Baca Juga: Perbedaan PBJT dengan PPN yang Harus Diketahui

1. Kapan UMKM Mulai Membutuhkan Jasa Accounting Eksternal?

Tidak ada satu angka omzet atau jumlah transaksi yang berlaku untuk semua bisnis. Kebutuhan accounting bergantung pada kompleksitas operasional, jumlah transaksi, kewajiban pelaporan, dan kemampuan tim internal.

Meski begitu, beberapa kondisi berikut dapat menjadi tanda bahwa bisnis mulai membutuhkan bantuan profesional.

Pencatatan transaksi semakin sulit dikendalikan

Ketika transaksi masih sedikit, mencatatnya melalui spreadsheet mungkin sudah cukup. Namun, seiring bertambahnya penjualan, pembayaran pemasok, biaya operasional, piutang, dan persediaan, proses pencatatan menjadi lebih kompleks.

Transaksi yang terlewat atau tercatat dua kali dapat membuat informasi keuangan tidak akurat. Jika dibiarkan, pemilik usaha akan semakin sulit mengetahui kondisi keuangan berdasarkan data yang dapat diandalkan.

Jasa accounting eksternal dapat membantu menyusun proses pencatatan yang lebih terstruktur sesuai kebutuhan bisnis, sehingga data transaksi lebih mudah ditelusuri dan diolah menjadi laporan.

Laporan keuangan sering terlambat atau tidak tersedia

Laporan keuangan seharusnya membantu pemilik usaha memahami perkembangan bisnis, bukan baru disusun ketika ada kebutuhan mendesak.

Jika laporan laba rugi dan neraca hanya dibuat sesekali, pemilik usaha mungkin kesulitan mengevaluasi perubahan biaya, memantau posisi keuangan, atau menyiapkan informasi ketika dibutuhkan untuk keperluan operasional dan administrasi.

Bantuan accounting dapat membuat penyusunan laporan menjadi proses rutin. Dengan demikian, pemilik usaha memiliki informasi yang lebih konsisten untuk mengevaluasi kondisi bisnis.

Urusan accounting mulai mengganggu pekerjaan utama

Waktu pemilik usaha memiliki nilai yang penting. Ketika sebagian besar waktu tersita untuk merapikan bukti transaksi, memeriksa spreadsheet, atau mengejar dokumen yang belum lengkap, pekerjaan lain berisiko tertunda.

Misalnya, pemilik bisnis harus memilih antara menyusun rekap transaksi hingga malam hari atau menggunakan waktu tersebut untuk mengevaluasi penjualan dan merencanakan kebutuhan operasional.

Jika pekerjaan accounting terus mengambil porsi waktu yang besar, menyerahkan sebagian proses kepada pihak eksternal bisa menjadi pilihan yang layak dipertimbangkan.

Pengelolaan pajak semakin kompleks

Kebutuhan perpajakan dapat berbeda berdasarkan bentuk usaha, status wajib pajak, jenis transaksi, dan kewajiban yang berlaku.

Ketika aktivitas bisnis bertambah, pemilik usaha mungkin perlu mengelola lebih banyak dokumen pendukung, perhitungan pajak, bukti potong, atau pelaporan pajak masa sesuai kewajibannya.

Bantuan profesional dapat membantu proses tersebut menjadi lebih terstruktur. Namun, penggunaan jasa accounting eksternal tetap perlu disertai pemeriksaan ruang lingkup pekerjaan, jadwal pengumpulan dokumen, dan tanggung jawab pelaporan yang disepakati.

2. Apa Saja yang Bisa Dibantu oleh Jasa Accounting Eksternal?

Jasa accounting eksternal bukan sekadar memasukkan angka ke dalam spreadsheet. Bergantung pada cakupan layanan yang disepakati, pihak penyedia jasa dapat membantu mengelola proses administratif keuangan hingga menghasilkan laporan yang lebih mudah digunakan.

Beberapa pekerjaan yang umumnya dapat dipertimbangkan meliputi:

Pencatatan dan rekap transaksi

Transaksi penjualan, pembelian, biaya operasional, dan aktivitas keuangan lainnya perlu dicatat secara konsisten. Rekap transaksi membantu memastikan informasi tersedia untuk proses penyusunan laporan.

Penyusunan laporan keuangan

Laporan laba rugi menunjukkan pendapatan dan beban selama periode tertentu, sedangkan neraca menggambarkan posisi aset, kewajiban, dan ekuitas pada tanggal pelaporan.

Keduanya memberikan informasi yang berbeda dan saling melengkapi untuk membantu pemilik usaha memahami kondisi keuangan.

Rekonsiliasi bank

Rekonsiliasi bank dilakukan dengan mencocokkan catatan transaksi bisnis dengan mutasi rekening bank. Proses ini membantu mengidentifikasi selisih, transaksi yang belum tercatat, atau pembayaran yang perlu diperiksa lebih lanjut.

Dukungan administrasi dan pelaporan pajak

Sesuai ruang lingkup layanan dan kewajiban wajib pajak, penyedia jasa dapat membantu menyiapkan perhitungan, data pendukung, dan pelaporan pajak yang relevan.

Penting untuk memastikan apakah layanan mencakup pajak masa tertentu, pelaporan tahunan, atau hanya pekerjaan yang secara khusus disebutkan dalam perjanjian. Tidak semua paket accounting otomatis mencakup seluruh jenis pajak.

3. Lebih Baik Merekrut Staf Accounting atau Menggunakan Jasa Eksternal?

Keduanya dapat menjadi pilihan yang tepat. Perbedaannya terletak pada kebutuhan bisnis, volume pekerjaan, dan seberapa dekat fungsi accounting perlu terlibat dalam kegiatan operasional sehari-hari.

Kapan staf internal lebih sesuai?

Staf accounting internal dapat lebih sesuai jika bisnis membutuhkan pengelolaan transaksi setiap hari, koordinasi langsung dengan banyak divisi, atau penanganan administrasi keuangan yang terus berubah.

Keberadaan staf internal juga memungkinkan komunikasi langsung dengan tim operasional ketika ada dokumen yang perlu dilengkapi atau transaksi yang harus segera diperiksa.

Namun, perusahaan perlu mempertimbangkan keseluruhan biaya mempekerjakan staf, termasuk gaji, tunjangan, fasilitas kerja, pelatihan, dan proses pengawasan.

Kapan jasa accounting eksternal lebih sesuai?

Jasa eksternal dapat dipertimbangkan jika kebutuhan utama bisnis adalah pencatatan terstruktur, penyusunan laporan secara berkala, rekonsiliasi bank, dan dukungan pelaporan pajak tanpa harus membangun fungsi accounting internal secara penuh.

Model ini juga dapat memberikan fleksibilitas bagi bisnis yang kebutuhan accounting-nya sudah jelas tetapi belum membutuhkan staf khusus sepanjang hari.

Meski menggunakan pihak eksternal, pemilik usaha tetap perlu menyediakan dokumen yang benar, memeriksa hasil pekerjaan, dan memastikan keputusan bisnis dibuat oleh pihak yang berwenang.

Bandingkan total biaya dan cakupan pekerjaan

Jangan hanya membandingkan biaya jasa dengan gaji bulanan staf. Pertimbangkan juga jenis pekerjaan yang ditangani, frekuensi laporan, tingkat kompleksitas transaksi, kebutuhan koordinasi, serta pekerjaan yang masih harus dikerjakan oleh tim internal.

Jasa eksternal bukan selalu pilihan yang lebih murah atau lebih baik. Pilihan yang tepat adalah model yang memberikan dukungan sesuai kebutuhan bisnis dengan biaya dan tanggung jawab yang jelas.

4. Apa yang Perlu Diperiksa Sebelum Memilih Jasa Accounting UMKM? 

Sebelum menggunakan jasa accounting eksternal, pastikan beberapa hal berikut agar layanan yang dipilih sesuai dengan kebutuhan bisnis.

• Cakupan layanan: Periksa apakah layanan meliputi pencatatan transaksi, buku besar, laporan laba rugi, neraca, rekonsiliasi bank, dan dukungan perpajakan. Pastikan juga pekerjaan yang tidak termasuk dalam paket.

• Frekuensi laporan: Pastikan periode laporan, jadwal penyelesaian, dan tenggat penyerahan dokumen.

• Kebutuhan dokumen: Ketahui dokumen yang perlu disediakan, format penyerahan, dan pihak yang bertanggung jawab atas kelengkapan data.

• Penanganan pajak: Periksa jenis pajak yang ditangani serta apakah layanan mencakup perhitungan, penyusunan, dan penyampaian laporan. Jangan mengasumsikan seluruh kewajiban pajak termasuk dalam satu paket.

• Keamanan data: Pastikan mekanisme pengiriman dokumen, pembatasan akses, dan penyimpanan informasi keuangan telah disepakati.

• Biaya dan ketentuan kerja: Periksa periode layanan, batas transaksi jika ada, biaya tambahan, proses revisi, dan mekanisme komunikasi untuk klarifikasi.

Dengan memahami poin-poin tersebut sejak awal, bisnis dapat menghindari perbedaan ekspektasi dan memilih layanan yang benar-benar sesuai.

5. Berapa Biaya Jasa Accounting Eksternal untuk UMKM?

Biaya jasa accounting eksternal dapat berbeda bergantung pada jumlah dan kompleksitas transaksi, jenis laporan yang diperlukan, kebutuhan perpajakan, serta frekuensi pekerjaan.

Karena itu, membandingkan harga sebaiknya tidak hanya berdasarkan nominal. Dua paket dengan biaya yang berbeda mungkin memiliki cakupan layanan dan tanggung jawab yang juga berbeda.

Untuk UMKM yang membutuhkan dukungan accounting dan pelaporan pajak bulanan, HastaPrada menawarkan paket promo Rp4 juta per bulan.

Paket ini mencakup:

• Laporan keuangan bulanan berupa neraca dan laporan laba rugi.

• Buku besar dan ringkasan transaksi bulanan.

• Laporan rekonsiliasi bank.

• Perhitungan dan pelaporan pajak bulanan sesuai jenis pajak yang relevan dan ruang lingkup layanan.

• Ringkasan perhitungan pajak bulanan serta bukti penerimaan elektronik untuk pelaporan yang berhasil disampaikan.

Jenis pajak yang dapat ditangani sesuai kebutuhan dan cakupan paket meliputi PPh Pasal 21, PPh Pasal 23, PPh Final Pasal 4 ayat (2), PPh Pasal 25, dan PPN jika berlaku bagi wajib pajak terkait.

Sebelum menggunakan layanan, pastikan kebutuhan bisnis, dokumen yang harus disiapkan, dan cakupan pekerjaan telah dikonfirmasi bersama HastaPrada. Ketentuan promo juga perlu diperiksa sebelum melakukan pemesanan.

Baca Juga: Cara Bank Menilai Kelayakan Kredit Usaha

Kelola Accounting dan Pajak Bisnis dengan Lebih Terstruktur

Menggunakan jasa accounting eksternal bukan berarti pemilik usaha kehilangan kendali atas keuangannya. Justru, dengan pembagian pekerjaan yang jelas, pemilik bisnis dapat memperoleh laporan yang lebih terstruktur tanpa harus menangani seluruh proses administratif sendiri.

Bagi UMKM yang membutuhkan dukungan rutin untuk laporan keuangan dan pelaporan pajak, HastaPrada menyediakan paket accounting dan pajak bulanan dengan harga promo Rp4 juta per bulan, sesuai ruang lingkup layanan yang disepakati.

Pelajari lebih lanjut jasa accounting dan pelaporan pajak bulanan HastaPrada untuk memahami layanan yang tersedia dan mendiskusikan kebutuhan bisnis Anda

Mulai dengan pengelolaan keuangan yang lebih terstruktur, agar Anda dapat memberikan lebih banyak perhatian pada operasional dan perkembangan bisnis.