Reimbursement tidak otomatis bebas pajak. Dalam konteks PPh Pasal 23, reimbursement atas biaya yang telah dibayarkan penyedia jasa kepada pihak ketiga dapat dikecualikan dari jumlah bruto yang menjadi dasar pemotongan, selama dapat dibuktikan dengan dokumen yang sesuai. Jika bukti tersebut tidak tersedia, seluruh pembayaran kepada penyedia jasa, di luar PPN, dapat menjadi dasar pemotongan PPh 23.

Dalam praktik bisnis, reimbursement sering terlihat seperti sekadar “biaya titipan”. Padahal, cara perusahaan memperlakukan dan mendokumentasikan biaya tersebut dapat memengaruhi bagaimana pajaknya dihitung.

Jadi, apakah reimbursement kena PPh 23?

PPh Pasal 23 pada dasarnya dikenakan atas imbalan sehubungan dengan jasa tertentu. Untuk berbagai jenis jasa, tarifnya adalah 2% dari jumlah bruto. Ketentuan mengenai jenis jasa tersebut diatur antara lain dalam PMK 141/PMK.03/2015.

Namun, aturan yang sama memberikan pengecualian untuk pembayaran kepada penyedia jasa yang merupakan reimbursement atas biaya yang telah dibayarkan penyedia jasa kepada pihak ketiga dalam rangka memberikan jasa tersebut.

Artinya, perusahaan tidak bisa menganggap suatu biaya bebas dari PPh 23 hanya karena vendor menuliskan kata “reimbursement” pada invoice. Yang perlu dilihat adalah substansi transaksi dan bukti pendukungnya.

Baca Juga: Punya Banyak Toko Online, Bagaimana Pajaknya?

Contoh sederhana reimbursement dalam transaksi jasa

Bayangkan sebuah perusahaan menggunakan jasa konsultan. Konsultan tersebut menagihkan consulting fee sebesar Rp20 juta. Selain fee tersebut, ada Rp5 juta biaya perjalanan yang sebelumnya sudah dibayarkan konsultan kepada pihak ketiga dan kemudian ditagihkan kembali kepada perusahaan.

Total invoice menjadi Rp25 juta.

Jika biaya Rp5 juta tersebut benar-benar merupakan reimbursement dan tersedia dokumen pendukung seperti faktur tagihan pihak ketiga dan/atau bukti pembayaran kepada pihak ketiga, biaya tersebut dapat dikecualikan dari jumlah bruto untuk penghitungan PPh 23.

Dengan asumsi jasa tersebut merupakan objek PPh 23, dasar pemotongannya menjadi Rp20 juta.

Dengan tarif 2%, PPh 23 yang dipotong adalah Rp400 ribu.

Bukan Rp500 ribu apabila seluruh Rp25 juta langsung dijadikan dasar pemotongan.

Perbedaannya mungkin terlihat kecil dalam satu transaksi. Tetapi bagi perusahaan yang membayar banyak vendor setiap bulan, pola seperti ini bisa menjadi signifikan.

Lalu, bagaimana kalau tidak ada bukti?

Di sinilah reimbursement sering menjadi titik masalah. Misalnya vendor tetap menagihkan Rp5 juta sebagai reimbursement, tetapi tidak memberikan invoice pihak ketiga atau bukti pembayaran yang mendukung biaya tersebut.

Dalam kondisi tersebut, ketentuan PPh 23 dapat menyebabkan seluruh pembayaran kepada penyedia jasa menjadi dasar pemotongan, dengan tidak memasukkan PPN.

Jadi, persoalannya bukan hanya:

“Ini fee atau reimbursement?”

Pertanyaan yang lebih penting adalah:

“Bisa dibuktikan sebagai reimbursement atau tidak?”

Dokumentasi akhirnya menjadi bagian dari perlakuan pajak itu sendiri.

Jangan samakan reimbursement dengan fee jasa

Dalam transaksi jasa, perusahaan bisa saja melihat beberapa komponen biaya dalam satu invoice. Ada professional fee, biaya perjalanan, biaya akomodasi, atau pengeluaran lain yang berkaitan dengan pekerjaan.

Tetapi keberadaan beberapa komponen dalam satu invoice tidak berarti semuanya otomatis memiliki perlakuan pajak yang sama.

Misalnya, sebuah agency menerima Rp20 juta sebagai imbalan jasanya dan Rp5 juta sebagai penggantian biaya yang sebelumnya telah dibayarkan kepada pihak ketiga untuk kebutuhan proyek.

Jika Rp5 juta tersebut memenuhi ketentuan reimbursement dan dapat dibuktikan, perlakuannya dapat berbeda dari Rp20 juta fee jasa.

Sebaliknya, jika biaya tersebut sebenarnya merupakan bagian dari imbalan jasa atau tidak dapat dibuktikan sesuai ketentuan, perusahaan tidak seharusnya menganggapnya otomatis bebas dari dasar pemotongan PPh 23.

Nama di invoice bukan satu-satunya hal yang menentukan perlakuan pajak.

Bagaimana dengan PPN atas reimbursement?

Ini bagian yang sering tertukar. Perlakuan reimbursement untuk PPh 23 tidak otomatis sama dengan perlakuannya untuk PPN. Keduanya memiliki dasar pengenaan dan mekanisme perpajakan yang berbeda. Karena itu, ketika perusahaan menerima invoice yang terdiri dari fee jasa, reimbursement, dan PPN, jangan langsung menggunakan satu logika untuk seluruh komponennya.

Perusahaan perlu melihat transaksi tersebut dari dua sisi: apakah jasa tersebut merupakan objek PPh 23 dan bagaimana perlakuan PPN atas penyerahan jasa tersebut. Dengan kata lain, reimbursement yang dapat dikecualikan dari dasar PPh 23 tidak serta-merta berarti jumlah tersebut juga bebas dari PPN.

Inilah salah satu alasan mengapa pembahasan reimbursement sebaiknya tidak berhenti pada pertanyaan “kena pajak atau tidak”.

Dokumen apa yang perlu disiapkan?

Jika perusahaan sering menerima invoice jasa yang mencantumkan reimbursement, invoice vendor saja belum tentu cukup.

Untuk reimbursement yang ingin dikecualikan dari jumlah bruto PPh 23, perlu ada bukti yang menunjukkan bahwa biaya tersebut memang telah dibayarkan penyedia jasa kepada pihak ketiga.

PMK 141/PMK.03/2015 menyebutkan faktur tagihan dan/atau bukti pembayaran yang telah dibayarkan penyedia jasa kepada pihak ketiga sebagai bukti yang dapat digunakan untuk menunjukkan reimbursement tersebut.

Karena itu, perusahaan sebaiknya memastikan dokumen pendukung tersedia dan dapat ditelusuri ketika melakukan proses pembayaran dan pemotongan pajak.

Jadi, reimbursement kena pajak atau tidak?

Tidak ada jawaban yang tepat jika hanya mengatakan “iya” atau “tidak.” Untuk PPh 23, reimbursement atas biaya yang dibayarkan penyedia jasa kepada pihak ketiga dapat dikecualikan dari jumlah bruto apabila memenuhi ketentuan dan dapat dibuktikan dengan dokumen yang dipersyaratkan. Jika bukti tersebut tidak tersedia, seluruh pembayaran kepada penyedia jasa, tidak termasuk PPN, dapat menjadi dasar pemotongan PPh 23.

Pada akhirnya, reimbursement bukan hanya soal apa yang tertulis di invoice. Yang perlu dilihat adalah apa yang sebenarnya dibayarkan, siapa yang membayarnya, untuk kepentingan apa, dan apakah transaksi tersebut dapat dibuktikan. Karena dalam urusan pajak, satu kata seperti “reimbursement” mungkin terlihat sederhana, tetapi dokumen di belakangnya yang membuatnya berarti.

Baca Juga: Cara Mengelola Pajak UMKM agar Bisnis Tetap Tumbuh

Masih Ragu Perlakuan Pajak atas Reimbursement?

Satu invoice bisa berisi fee, reimbursement, dan PPN. Perlakuan pajaknya pun belum tentu sama.

Kalau kamu sedang menghadapi transaksi reimbursement dan ingin memastikan apa yang menjadi dasar pemotongan pajaknya serta dokumen apa yang perlu disiapkan, mari diskusikan kasusnya bersama tim HastaPrada. Klik tombol WhatsApp di sebelah kanan untuk mulai berdiskusi.