Kendaraan operasional merupakan salah satu aset yang dapat menunjang kelancaran aktivitas bisnis, mulai dari kunjungan klien, distribusi barang, hingga mobilitas karyawan. Ketika perusahaan membeli kendaraan untuk kebutuhan tersebut, biaya yang dikeluarkan tidak hanya berhenti pada harga pembelian. Ada perlakuan pajak dan pencatatan akuntansi yang perlu diperhatikan, termasuk pengakuan aset tetap, penyusutan, PPN, dan biaya pemeliharaan. Lalu, bagaimana sebenarnya kendaraan operasional perusahaan dicatat dan bagaimana pengaruhnya terhadap kewajiban pajak?

Mengapa Kendaraan Operasional Perlu Dicatat sebagai Aset Perusahaan?

Dalam kegiatan bisnis, kendaraan dapat menjadi bagian dari aset yang membantu perusahaan menjalankan operasional sehari-hari. Misalnya, mobil untuk kunjungan pelanggan, kendaraan distribusi, atau transportasi karyawan untuk kebutuhan pekerjaan.

Karena kendaraan umumnya memiliki masa manfaat lebih dari satu tahun, pembeliannya tidak langsung dicatat sebagai beban operasional. Berdasarkan PSAK 216 tentang Aset Tetap, kendaraan dapat diakui sebagai aset tetap apabila memberikan manfaat ekonomi di masa depan dan biaya perolehannya dapat diukur secara andal.

Artinya, perusahaan perlu mencatat kendaraan sebagai aset tetap dalam neraca. Nilai aset tersebut kemudian dialokasikan menjadi beban secara bertahap melalui penyusutan selama masa manfaatnya.

Baca Juga: Strategi Cash Flow Saat Ekonomi Melambat untuk Bisnis

Bagaimana Pajak atas Kendaraan Operasional Perusahaan?

Pembelian kendaraan operasional berkaitan dengan beberapa aspek perpajakan, terutama PPh Badan dan PPN. Keduanya memiliki ketentuan yang berbeda sehingga perlu diperhatikan sejak kendaraan diperoleh.

Pengaruh terhadap PPh Badan

Berdasarkan Pasal 6 UU Pajak Penghasilan, biaya yang dikeluarkan untuk mendapatkan, menagih, dan memelihara penghasilan (3M) pada prinsipnya dapat menjadi pengurang penghasilan bruto.

Dalam konteks kendaraan operasional, biaya yang memenuhi ketentuan dapat mencakup penyusutan, bahan bakar, servis, dan pemeliharaan kendaraan.

Namun, harga pembelian kendaraan tidak langsung dibebankan seluruhnya pada tahun pembelian. Biaya perolehannya terlebih dahulu dicatat sebagai aset tetap, kemudian dibebankan secara bertahap melalui penyusutan fiskal.

Dengan demikian, penyusutan menjadi salah satu komponen yang dapat mengurangi penghasilan kena pajak perusahaan sepanjang kendaraan dan penggunaannya memenuhi ketentuan perpajakan.

Ketentuan PPN atas Pembelian Kendaraan

Perusahaan yang berstatus Pengusaha Kena Pajak (PKP) juga perlu memperhatikan pengkreditan Pajak Masukan ketika membeli kendaraan operasional.

Berdasarkan Pasal 9 ayat (8) UU PPN, Pajak Masukan atas pembelian dan pemeliharaan kendaraan bermotor berupa sedan dan station wagon pada prinsipnya tidak dapat dikreditkan. Pengecualian berlaku apabila kendaraan tersebut merupakan barang dagangan atau digunakan untuk disewakan.

Sementara itu, untuk kendaraan selain sedan dan station wagon, Pajak Masukan dapat dikreditkan sepanjang memenuhi persyaratan umum, termasuk memiliki hubungan langsung dengan kegiatan usaha dan didukung Faktur Pajak yang sah.

Perbedaan ini penting karena PPN yang tidak dapat dikreditkan akan menjadi bagian dari biaya perolehan kendaraan. Sebaliknya, apabila memenuhi persyaratan pengkreditan, Pajak Masukan dicatat secara terpisah dari nilai aset.

Bagaimana Pencatatan Akuntansi Pembelian Kendaraan Operasional?

Setelah kendaraan dibeli, perusahaan perlu mencatatnya sebagai aset tetap sesuai standar akuntansi yang berlaku.

Biaya perolehan tidak hanya mencakup harga kendaraan, tetapi juga biaya langsung yang diperlukan agar kendaraan siap digunakan. Pajak pembelian yang tidak dapat dikreditkan juga termasuk dalam biaya perolehan.

Sebagai ilustrasi, perusahaan membeli mobil operasional seharga Rp500 juta dengan PPN ilustratif Rp55 juta yang tidak dapat dikreditkan.

Maka, nilai kendaraan yang dicatat sebagai aset tetap adalah Rp555 juta.

Jurnal pembeliannya:

• Debit – Aset Tetap Kendaraan: Rp555.000.000

• Kredit – Kas/Bank: Rp555.000.000

Dengan pencatatan tersebut, perusahaan mengakui kendaraan sebagai aset, bukan langsung sebagai beban dalam laporan laba rugi.

Bagaimana Penyusutan Kendaraan Operasional Dihitung?

Kendaraan operasional mengalami penurunan manfaat ekonomi seiring waktu dan penggunaannya. Oleh karena itu, perusahaan perlu melakukan penyusutan secara berkala.

Dalam akuntansi, metode dan masa manfaat penyusutan ditentukan berdasarkan estimasi pola penggunaan aset. Salah satu metode yang umum digunakan adalah garis lurus.

Misalnya, kendaraan memiliki nilai perolehan Rp555 juta, nilai residu Rp55 juta, dan estimasi masa manfaat lima tahun.

Perhitungannya:

(Rp555 juta - Rp55 juta) ÷ 5 tahun = Rp100 juta per tahun.

Artinya, perusahaan mencatat beban penyusutan sebesar Rp100 juta setiap tahun.

Namun, penyusutan akuntansi tidak selalu sama dengan penyusutan fiskal. Berdasarkan PMK 72 Tahun 2023, penyusutan untuk keperluan pajak mengikuti kelompok masa manfaat dan tarif yang telah ditetapkan pemerintah.

Karena itu, perusahaan perlu melakukan rekonsiliasi fiskal apabila terdapat perbedaan antara penyusutan komersial dan fiskal. Langkah ini diperlukan agar perhitungan penghasilan kena pajak tetap sesuai ketentuan.

Bagaimana dengan Biaya Bensin, Servis, dan Pemeliharaan?

Selain harga pembelian dan penyusutan, kendaraan operasional juga menghasilkan pengeluaran rutin yang perlu dicatat dengan benar.

Biaya seperti bahan bakar, penggantian oli, servis berkala, pajak kendaraan tahunan, dan asuransi umumnya dicatat sebagai beban sesuai periode dan sifat transaksinya.

Namun, tidak semua pengeluaran untuk kendaraan otomatis menjadi beban pada periode berjalan.

Apabila suatu perbaikan memberikan manfaat tambahan atau memperpanjang masa manfaat kendaraan, pengeluaran tersebut dapat memenuhi kriteria untuk dikapitalisasi sebagai bagian dari aset. Ketentuan mengenai hal ini juga perlu diperhatikan dalam penyusutan fiskal berdasarkan PMK 72 Tahun 2023.

Selain pencatatannya, perusahaan sebaiknya menyimpan bukti transaksi seperti invoice servis, nota pembelian bahan bakar, bukti pembayaran pajak kendaraan, dan dokumen pendukung lainnya. Dokumentasi tersebut membantu memastikan setiap pengeluaran dapat dipertanggungjawabkan dalam laporan keuangan maupun pemeriksaan pajak.

Bagaimana Jika Kendaraan Operasional Digunakan oleh Karyawan?

Dalam praktiknya, kendaraan perusahaan tidak selalu digunakan oleh satu orang atau hanya untuk satu aktivitas. Ada kendaraan yang dipakai bergantian oleh tim operasional, sales, maupun karyawan untuk menunjang pekerjaan.

Selama kendaraan digunakan untuk kepentingan perusahaan, penggunaannya pada prinsipnya merupakan bagian dari kegiatan operasional.

Namun, jika kendaraan diberikan sebagai fasilitas yang dapat dinikmati secara pribadi oleh pegawai, perusahaan perlu memperhatikan ketentuan natura dan kenikmatan dalam PMK 66 Tahun 2023.

Fasilitas kendaraan dapat menjadi objek PPh Pasal 21, kecuali memenuhi persyaratan pengecualian yang berlaku. Salah satunya adalah fasilitas kendaraan yang diberikan kepada pegawai tanpa penyertaan modal dan memiliki rata-rata penghasilan bruto tidak lebih dari Rp100 juta per bulan selama 12 bulan terakhir dari pemberi kerja.

Karena itu, perusahaan perlu memiliki kebijakan penggunaan kendaraan yang jelas agar dapat membedakan kendaraan yang murni digunakan untuk pekerjaan dengan kendaraan yang diberikan sebagai fasilitas pribadi.

Baca Juga: Gaji atau Dividen? Ini Cara Owner Bisnis Ambil Penghasilan

Kelola Kendaraan Operasional dengan Pencatatan Keuangan yang Tepat

Kendaraan operasional bukan sekadar alat untuk menunjang mobilitas perusahaan. Pembeliannya juga berkaitan dengan pengelolaan aset, penyusutan, biaya operasional, dan kewajiban perpajakan yang perlu dicatat secara tepat.

Dengan pencatatan yang terstruktur, perusahaan dapat memantau nilai aset, mengendalikan pengeluaran kendaraan, serta memastikan pelaporan pajak sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

Jika perusahaan membutuhkan bantuan dalam pengelolaan laporan keuangan, pencatatan aset tetap, maupun pelaporan pajak kendaraan operasional, HastaPrada siap membantu. Klik tombol WhatsApp di sebelah kanan untuk mendiskusikan kebutuhan akuntansi dan perpajakan bisnis Anda.